Cómo dar retroalimentación efectiva cuando tienes prisa

En el panorama empresarial desafiante y vertiginoso de hoy, cada vez es más difícil para los gerentes y líderes dar retroalimentación efectiva debido a las muchas prioridades en competencia en su radar.

Sin embargo, brindar retroalimentación efectiva es una de las claves para mejorar el desempeño y aumentar la productividad. Entonces, ¿cómo pueden los gerentes ocupados o los dueños de negocios dar una retroalimentación efectiva cuando siempre tienen prisa? Siga leyendo e implemente estas sugerencias.

Estandarice su abridor

Dar retroalimentación requiere que esté preparado para abordar el tema, y los gerentes o dueños de negocios ocupados no tienen tiempo para pensar en cómo presentar el tema. Para muchos, se vuelve más fácil posponer la retroalimentación para un momento posterior en el que tendrán “más tiempo”. La mayoría de las veces, ese momento posterior nunca llega, ya que cada día viene con su propia larga lista de prioridades.

Para asegurarse de dar una retroalimentación rápida, estandarice su abridor para que pueda seguir adelante y pasar a otra cosa. Por ejemplo, puedes decir “¿Tienes un minuto libre? Tengo algunos comentarios que me gustaría compartir con ustedes…”

Esta forma estándar de presentar el tema de la retroalimentación ahorrará tiempo y energía mental porque no tendrá que pensar en ello cada vez que necesite dar retroalimentación a un miembro del equipo. De esta manera, puede dar su opinión rápidamente incluso cuando está muy ocupado.

Sé franco

Está ocupado y le gustaría dar a un empleado o a un subordinado directo algunos comentarios constructivos sobre un asunto que le preocupa. No le des vueltas al tema porque esto te hace perder el tiempo y puede hacer que la persona no esté segura de qué es exactamente lo que estabas tratando de transmitir.

Por lo tanto, sea franco y vaya directamente al tema. Por ejemplo, diga: “Me di cuenta de que su informe era muy escaso en estadísticas para respaldar muchas de las afirmaciones que estaba haciendo. ¿Puede dedicar más tiempo a buscar datos relevantes para que la gerencia pueda evaluar rápidamente las recomendaciones que hace en informes futuros?

Ser franco envía un mensaje claro al miembro del equipo y no deja dudas sobre lo que se espera exactamente de él. También le ahorra tiempo, lo cual es beneficioso para todos.

Hay una tendencia a tratar de “suavizar el golpe” de la retroalimentación constructiva elogiando primero al receptor, comprimiendo la retroalimentación constructiva y luego elogiando a la persona al final. La retroalimentación constructiva está, en efecto, intercalada entre capas de elogios.

Esto puede sonar contradictorio, pero usar el enfoque de sándwich para brindar retroalimentación no es efectivo porque el destinatario de la retroalimentación puede concentrarse fácilmente en los elogios que entregaste y olvidar la información sobre lo que necesitas que cambien.

Además, el método del sándwich desperdicia tiempo, y el tiempo es algo de lo que tiene un suministro limitado. Por lo tanto, es mucho mejor ir directo al grano y evitar “endulzar la píldora”. Sea franco, como explica la sugerencia anterior.

Se específico

Otro enfoque útil para dar retroalimentación efectiva cuando tiene prisa es ser específico. Ser específico aclara dónde se necesita un cambio o una mejora, y es eficiente en el tiempo.

Por ejemplo, no digas “He notado que la calidad general de tus informes mensuales ha bajado y necesito que mejores tu juego”. Tal declaración puede ser significativa para usted, pero no tiene ningún significado para su empleado o miembro del equipo porque carece de detalles.

Es mucho mejor decir exactamente qué deficiencias observó y cómo sugiere que se aborden esas deficiencias. Ahorrará tiempo de esta manera, y la persona que reciba la retroalimentación sabrá exactamente lo que se espera de ella.

Si bien aún se trata de ser específico, muchas personas descuidan este importante atributo cuando dan retroalimentación positiva. Por ejemplo, decir “¡Buen trabajo!” puede parecer que ha entregado comentarios positivos, pero suena vacío porque es escaso en detalles.

Es mucho mejor mencionar exactamente lo que el miembro del equipo hizo bien para ganarse sus elogios. Por ejemplo, puede decir “Los gráficos que incluyó en su informe presentaron un caso muy sólido para las recomendaciones que hizo, y fue fácil seguir su argumento hasta el final”.

Dedica menos tiempo a entregar comentarios constructivos específicos porque se derivan de una observación que hizo y logra el efecto correcto en el destinatario.

No espere hasta más tarde
Sea rápido al dar retroalimentación y resista la tentación de esperar hasta más tarde. Recuerde, está ocupado y lo más probable es que nunca llegue a entregar esa retroalimentación tardía debido a las muchas cosas que compiten por su atención a diario. Por lo tanto, lo más inteligente es eliminar esa retroalimentación lo antes posible para que pueda concentrarse en otras prioridades.

Otro atributo importante de proporcionar retroalimentación de inmediato es que el evento que desencadena la necesidad de la retroalimentación todavía está en el centro de su mente y en la mente del destinatario previsto de esa retroalimentación.